Comprenda todo sobre la suscripción y la exclusión voluntaria

Nuestros artículos siguen Nuestros episodios d’1min para entenderlo todo . Se trata de vídeos cortos durante los cuales nuestros abogados expertos en protección de datos personales le ofrecen definiciones sencillas de conceptos clave del Reglamento General de Protección de Datos de Carácter Personal (RGPD) y le dan ejemplos concretos. Síguenos en LinkedIn ¡para que no te pierdas ninguna noticia!  

Hoy discutimos técnicas de inclusión y exclusión voluntaria. Siéntate cómodamente con tu café y una galleta, ¡te lo explicaremos todo en 5 minutos! ☕️?

¿qué es la suscripción voluntaria?

Se trata de un método para obtener el consentimiento destinado a los interesados en el contexto de un tratamiento basado en esta base legal (encuentre nuestro artículo dedicado a este tema aquí). Para ello, se solicita a la persona que dé su consentimiento para el tratamiento de sus datos mediante una casilla de verificación. Si la casilla no está marcada, el responsable del tratamiento no puede tratar los datos para el fin previsto (no se ha obtenido el consentimiento para autorizar el tratamiento con base en esta base legal). Por ejemplo, podría ser una casilla de verificación acompañada de una nota como "Acepto que mi dirección de correo electrónico se utilice para que la empresa X me envíe sus ofertas por correo electrónico".  

Existe un método de suscripción pasiva que consiste en marcar previamente la casilla en cuestión. Este método debe evitarse porque el consentimiento así obtenido no resulta de un acto positivo de la persona. En ese caso, no se cumplen las condiciones para la validez del consentimiento en la medida en que éste no sea inequívoco. La CNIL recomienda herramientas de suscripción activa en las que la persona marca ella misma la casilla.  

Recuerde que es necesario para que la recogida del consentimiento sea válida que así sea:  

– Gratis (ni restringido ni influenciado). La persona debe tener realmente una elección, que puede hacer sin temor a sufrir consecuencias negativas en caso de rechazo.  

– Específico. Es decir consentimiento por finalidad. No es posible obtener el consentimiento para varios fines distintos a través de una única casilla como acepto que mis datos serán tratados para recibir la newsletter de la empresa X y transmitidos a los socios comerciales de la empresa X con vistas a enviarme prospección comercial.  

– Iluminado. La persona debe ser informada previamente de los términos del tratamiento al que se le solicita su consentimiento (información obligatoria según los artículos 13 y 14 el RGPD) y, en particular, la identidad del responsable del tratamiento, los fines perseguidos, las categorías de datos recogidos, el derecho a retirar el consentimiento y, en su caso, el hecho de que los datos se utilizarán en el contexto de una decisión individual automatizada y/o la existencia de una transferencia fuera de la Unión Europea y las garantías asociadas a esta transferencia.  

– Unívoco. El consentimiento se obtiene mediante un acto positivo claro y desprovisto de ambigüedad.  

Para ir más allá, existe un método de doble suscripción. Tomemos el ejemplo de suscribirse a un boletín informativo. La persona se registra en el sitio web de presentación del emisor y su consentimiento está sujeto a una suscripción inicial. Para registrarse, la persona deberá marcar una casilla como “Acepto que mis datos personales (apellido, nombre, dirección de correo electrónico) serán tratados para recibir la newsletter X”. Una vez obtenido el consentimiento de la persona, la doble suscripción consiste en que su registro sea confirmado por la persona. Generalmente, esto se hace enviando un correo electrónico de confirmación con un enlace en el que se puede hacer clic. Por ejemplo "Para finalizar su registro, haga clic en el siguiente enlace [...]". Esto permite verificar que la dirección de correo electrónico de la persona no ha sido utilizada de forma fraudulenta y que es el originador de este registro.

¿es obligatorio optar por participar?

La suscripción voluntaria es obligatoria en determinados casos cuando el tratamiento en cuestión se basa en el consentimiento (hay otras 5 bases jurídicas posibles, Encuentra nuestro artículo sobre el tema aquí). Este es el caso, por ejemplo, cuando el objetivo de la recogida de datos personales es enviar correos electrónicos de prospección comercial en BtoC. Este tratamiento de datos está sujeto al consentimiento previo de los interesados, salvo que la persona ya sea cliente y la prospección se refiera a bienes o servicios  

análogos. Esta obligación está establecida por el artículo L. 34-5 del Código de Comunicaciones Postales y Electrónicas que establece: Está prohibida la prospección directa mediante un sistema automatizado de comunicaciones electrónicas en el sentido del artículo 6° del artículo L. 32, un fax o correo electrónico utilizando los datos de contacto de una persona física, suscriptor o usuario, que no haya manifestado previamente su consentimiento para recibir prospección directa por este medio. "  

Por el contrario, los correos electrónicos de prospección comercial enviados en BtoB, siempre que el bien o servicio tenga un vínculo directo con la actividad profesional de la persona contactada, no están sujetos a una suscripción obligatoria. Pueden estar sujetos a una base legal distinta al consentimiento y basarse en un interés legítimo (encuentre nuestro artículo sobre el tema aquí). Si el profesional no se opone, el responsable del tratamiento podrá enviarle solicitudes. En BtoB, las personas deben, por un lado, ser informadas, en el momento de la recogida, de que sus datos profesionales serán utilizados con fines de prospección comercial; y por otro lado poder ejercer su derecho de oposición en cualquier momento. En esta hipótesis, las personas deben poder acceder a un mecanismo de exclusión voluntaria.

¿Qué es la exclusión voluntaria?

Este método se aplica al procesamiento basado en un interés legítimo. Se trata de un mecanismo para ejercer el derecho de oposición. En este caso no se ha obtenido el consentimiento previo de la persona para el tratamiento de sus datos, ya que éste no es la base legal para el tratamiento. En otras palabras, el responsable del tratamiento podrá tratar los datos para el fin en cuestión siempre que el interesado no se haya opuesto al tratamiento. Hasta que ella diga "no", es "sí". Ésta es la lógica opuesta del consentimiento.  

El responsable del tratamiento deberá proporcionar a los interesados un medio para oponerse al tratamiento de forma sencilla y libre desde el momento de la recogida de los datos y en cualquier momento posterior. Esta exclusión voluntaria se puede implementar, por ejemplo, en forma de una casilla de verificación como "Me niego a permitir que mi dirección postal se utilice para recibir prospección comercial de la empresa X". Tenga en cuenta que también es apropiado organizar una exclusión voluntaria por propósito.  

La prospección por correo postal o teléfono podrá enviarse sin el consentimiento previo de las personas. En este caso no se implementará ningún método de suscripción voluntaria. Sin embargo, la persona deberá poder ejercer su derecho de oposición mediante cláusula de exclusión voluntaria en el momento de la recogida de sus datos que serán utilizados para las finalidades antes mencionadas. Posteriormente, si la persona ya no desea recibir estas solicitudes, también deberá poder oponerse al tratamiento en cualquier momento. Lo mismo ocurre en materia de publicidad electrónica BtoB como la mencionada anteriormente y BtoC para productos o servicios similares o semejantes a los que la persona ya ha encargado al responsable del tratamiento que realizará las operaciones de prospección.  

¿Te gustaría saber más sobre esto? Para comprender todo sobre el cumplimiento del RGPD en el contexto de la prospección comercial, encuentre nuestros seminarios web dedicados: "Respete el RGPD en su prospección BtoC: ¿cómo hacerlo? y "Respeta el RGPD en tu prospección comercial BtoB: ¿cómo hacerlo? "