tl;dv y el RGPD / AI Act: el asistente de reuniones soberano, bajo condiciones

Presentación y datos tratados

tl;dv es un asistente de reuniones de origen alemán: un bot («notetaker») se une a tus reuniones de Zoom, Teams o Google Meet, graba, transcribe y genera resúmenes, con integraciones CRM. Su arraigo europeo es un argumento de cumplimiento.

tl;dv trata la voz de los participantes (dato personal por naturaleza), eventualmente su imagen, las transcripciones, los resúmenes y los metadatos (fecha, participantes, duración). Estos contenidos pueden incluir datos sensibles mencionados en la reunión. Alojamiento en la UE según la oferta, a confirmar.

Los riesgos para tu empresa

El riesgo n.º 1 es la falta de información/consentimiento de los participantes, especialmente externos. A continuación están la conservación excesiva de las grabaciones, la grabación de comentarios confidenciales y la base legal en contexto laboral.

Principales riesgos RGPD:

• Información insuficiente: un simple «esta reunión está siendo grabada» no es suficiente; hay que mencionar la IA en la invitación, recordarlo oralmente y hacer visibles las notificaciones.
• Internamente, el consentimiento del trabajador rara vez es válido (desequilibrio): es preferible el interés legítimo o la ejecución del contrato.
• Reuniones con terceros: información y a menudo consentimiento indispensables.
• Minimización (audio en lugar de vídeo) y conservación (eliminar el audio tras la validación del acta).

Las obligaciones del RGPD

1. Informar en la invitación y oralmente; recabar el consentimiento cuando sea necesario (terceros).
2. Elegir la base legal adecuada (interés legítimo con ponderación, o ejecución del contrato).
3. Confirmar el alojamiento en la UE y firmar el DPA; definir plazos de conservación cortos.
4. Consultar al comité de empresa si la herramienta sirve para vigilar/evaluar; inscribir en el registro; EIPD si hay análisis de comportamiento.
5. Implicar al DPO; formar a los equipos. ¿No tienes DPO? Consulta nuestro DPO externalizado.

Las obligaciones de la AI Act

Transparencia (artículo 50): informar del uso de la IA e indicar las actas generadas por IA. Modelos GPAI (obligaciones de proveedores desde el 2 de agosto de 2025); alfabetización en IA requerida (artículo 4, desde el 2 de febrero de 2025). Prohibición (artículo 5): el análisis del tono, del estado de ánimo, del estrés o del «compromiso emocional» está prohibido en el trabajo desde el 2 de febrero de 2025 — desactiva estas funcionalidades. Si los análisis de reuniones alimentan decisiones de RRHH, pasa a ser de alto riesgo (Anexo III): supervisión humana, información al comité de empresa, EIPD. Consulta la guía AI Act.

Riesgos AI Act: participantes no informados de la IA; análisis de tono/emoción (prohibido); análisis de participación con fines de RRHH (alto riesgo).

Ciberseguridad y buenas prácticas

Riesgos cibernéticos: grabaciones y transcripciones = activos sensibles; acceso a las actas a compartimentar; bot que se une a reuniones confidenciales; NIS 2 según el tamaño.

Buenas prácticas: confirmar alojamiento en la UE y DPA; información sistemática + consentimiento de terceros; audio en lugar de vídeo; conservación mínima; desactivar cualquier análisis emocional; carta de IA, registro, formación en IA.

Checklist:

• Información (invitación + recordatorio oral) y consentimiento de terceros, base legal documentada, alojamiento en la UE + DPA confirmados
• Conservación breve (audio eliminado tras el acta), ningún análisis de emoción/tono
• Comité de empresa consultado si hay vigilancia/evaluación, EIPD si hay análisis de comportamiento, equipos formados

Sanciones, conclusión y recomendaciones

Sanciones: RGPD (hasta 20 M€ o el 4 % de la facturación mundial); AI Act (hasta 35 M€ o el 7 % para las prácticas prohibidas, 15 M€ o el 3 % para un sistema de alto riesgo no conforme); vertiente penal — artículo 226-1 del código penal francés por grabación sin consentimiento; delito de obstrucción en caso de falta de consulta al comité de empresa.

Recomendación: tl;dv es pertinente para la soberanía, pero el cumplimiento depende del consentimiento, de la minimización y de la conservación. Informa sistemáticamente, prefiere el audio, elimina rápidamente, desactiva el análisis emocional y consulta al comité de empresa si hay evaluación. Compara con Otter.ai, Teams Copilot y el ejemplo a no seguir Read AI. Consulta el comparativo de herramientas de IA.