Est-ce que je peux dupliquer des fiches de traitement sur plusieurs entités ?

Dupliquer des fiches de traitement entre entités : comment ça fonctionne ?

Data Comply One intègre une fonctionnalité de duplication intelligente qui vous permet de réutiliser des fiches de traitements existantes sur plusieurs entités de votre périmètre. Plutôt que de repartir de zéro pour chaque structure, vous copiez une fiche déjà qualifiée et l'adaptez si nécessaire aux spécificités de l'entité cible. Cette approche est particulièrement utile lorsque plusieurs entités partagent des traitements similaires, comme la gestion des ressources humaines, la facturation ou la relation client, tout en conservant leurs propres responsabilités de traitement au sens du RGPD.

Bonnes pratiques et apport pour votre conformité RGPD

Dans le cadre du RGPD, chaque responsable de traitement doit tenir son propre registre des activités de traitement. La duplication de fiches facilite cette obligation sans alourdir la charge opérationnelle, notamment pour les groupes, les réseaux de cabinets ou les structures multi-sites. Après duplication, il est recommandé de :

• Vérifier que les finalités et bases légales restent exactes pour l'entité concernée.
• Mettre à jour les coordonnées du responsable de traitement propres à chaque entité.
• Contrôler les durées de conservation et les destinataires, qui peuvent varier d'une structure à l'autre.
• Documenter toute modification apportée à la fiche dupliquée afin de garantir la traçabilité.

Data Comply One centralise ainsi la gestion multi-entités tout en respectant l'autonomie juridique de chaque structure.