tl;dv et le RGPD / AI Act : l'assistant de réunion souverain, sous conditions

Présentation et données traitées

tl;dv est un assistant de réunion d'origine allemande : un bot (« notetaker ») rejoint vos réunions Zoom, Teams ou Google Meet, enregistre, transcrit et génère des résumés, avec intégrations CRM. Son ancrage européen est un argument de conformité.

tl;dv traite la voix des participants (donnée personnelle par nature), éventuellement leur image, les transcriptions, les résumés et les métadonnées (date, participants, durée). Ces contenus peuvent inclure des données sensibles évoquées en réunion. Hébergement dans l'UE selon l'offre, à confirmer.

Les risques pour votre entreprise

Le risque n°1 est le défaut d'information/consentement des participants — surtout externes. Viennent ensuite la conservation excessive des enregistrements, l'enregistrement de propos confidentiels et la base légale en contexte salarié.

Principaux risques RGPD :

• Information insuffisante : un simple « cette réunion est enregistrée » ne suffit pas ; il faut mentionner l'IA dans l'invitation, rappeler oralement et rendre les notifications visibles.
• En interne, le consentement du salarié est rarement valide (déséquilibre) : préférer l'intérêt légitime ou l'exécution du contrat.
• Réunions avec des tiers : information et souvent consentement indispensables.
• Minimisation (audio plutôt que vidéo) et conservation (supprimer l'audio après validation du compte rendu).

Les obligations RGPD

1. Informer dans l'invitation et oralement ; recueillir le consentement lorsque requis (tiers).
2. Choisir la base légale adaptée (intérêt légitime avec mise en balance, ou exécution du contrat).
3. Confirmer l'hébergement UE et signer le DPA ; définir des durées de conservation courtes.
4. Consulter le CSE si l'outil sert à surveiller/évaluer ; inscrire au registre ; AIPD si analyse comportementale.
5. Impliquer le DPO ; former les équipes. Pas de DPO ? Voir notre DPO externalisé.

Les obligations AI Act

Transparence (article 50) : informer de l'usage de l'IA et signaler les comptes rendus générés par IA. Modèles GPAI (obligations fournisseurs depuis le 2 août 2025) ; littératie IA requise (article 4, depuis le 2 février 2025). Interdiction (article 5) : l'analyse du ton, de l'humeur, du stress ou de l'« engagement émotionnel » est interdite au travail depuis le 2 février 2025 — désactivez ces fonctionnalités. Si des analyses de réunion alimentent des décisions RH, bascule en haut risque (Annexe III) : supervision humaine, information du CSE, AIPD. Voir le guide AI Act.

Risques AI Act : participants non informés de l'IA ; analyse de ton/émotion (interdite) ; analyses de participation à visée RH (haut risque).

Cybersécurité et bonnes pratiques

Risques cyber : enregistrements et transcriptions = actifs sensibles ; accès aux comptes rendus à cloisonner ; bot rejoignant des réunions confidentielles ; NIS 2 selon la taille.

Bonnes pratiques : confirmer hébergement UE et DPA ; information systématique + consentement des tiers ; audio plutôt que vidéo ; conservation minimale ; désactiver toute analyse émotionnelle ; charte IA, registre, formation IA.

Checklist :

• Information (invitation + rappel oral) et consentement des tiers, base légale documentée, hébergement UE + DPA confirmés
• Conservation courte (audio supprimé après compte rendu), aucune analyse d'émotion/ton
• CSE consulté si surveillance/évaluation, AIPD si analyse comportementale, équipes formées

Sanctions, conclusion et recommandations

Sanctions : RGPD (jusqu'à 20 M€ ou 4 % du CA mondial) ; AI Act (jusqu'à 35 M€ ou 7 % pour les pratiques interdites, 15 M€ ou 3 % pour un système à haut risque non conforme) ; volet pénal — article 226-1 du code pénal pour l'enregistrement sans consentement ; délit d'entrave en cas de défaut de consultation du CSE.

Recommandation : tl;dv est pertinent pour la souveraineté, mais la conformité dépend du consentement, de la minimisation et de la conservation. Informez systématiquement, préférez l'audio, supprimez vite, désactivez l'analyse émotionnelle et consultez le CSE si évaluation. Comparez avec Otter.ai, Teams Copilot et l'exemple à ne pas suivre Read AI. Voir le comparatif des outils d'IA.