Outreach (Kaia) et le RGPD / AI Act : IA de vente et enregistrement d'appels

Présentation et données traitées

Outreach automatise la prospection multicanale (e-mails, appels, tâches). Kaia (assistant IA) transcrit les appels, propose des réponses en temps réel et génère des résumés.

Outreach traite les contacts et interactions de prospection ; Kaia traite en plus le contenu des appels (voix, transcriptions) — donc des données personnelles des interlocuteurs, y compris des tiers non-clients. Éditeur américain : transferts hors UE à encadrer.

Les risques pour votre entreprise

Deux risques cumulés : une prospection non conforme (canaux) et un enregistrement/transcription d'appels sans information ni base légale des participants. La transcription peut aussi capter des données sensibles.

Principaux risques RGPD :

• Enregistrement/transcription : information et base légale des participants (souvent consentement).
• Prospection : opt-in téléphonique B2C au 11 août 2026 ; intérêt légitime B2B ; consentement e-mail/SMS.
• Données de tiers (interlocuteurs) et éventuelles données sensibles.
• Transfert hors UE (CLOUD Act) ; conservation des enregistrements.

Les obligations RGPD

1. Informer clairement de l'enregistrement au début de l'appel ; recueillir le consentement lorsque requis.
2. Définir une base légale et une durée de conservation des enregistrements/transcriptions.
3. Respecter les règles de prospection par canal (opt-in téléphone B2C).
4. Signer le DPA ; encadrer les transferts (SCC) ; inscrire au registre.
5. Réaliser une AIPD ; impliquer le DPO.

Les obligations AI Act

Les modèles mobilisés sont, pour l'essentiel, des GPAI : obligations fournisseurs depuis le 2 août 2025. Côté déployeur : transparence (article 50), supervision humaine, littératie IA. Voir le guide AI Act.

Risques AI Act : assistance/e-mails IA non signalés ; transcriptions non supervisées ; absence de gouvernance des enregistrements.

Cybersécurité et bonnes pratiques

Risques cyber : enregistrements vocaux = données sensibles à protéger ; transfert hors UE ; accès aux transcriptions à cloisonner ; NIS 2 selon la taille.

Bonnes pratiques : message d'information systématique en début d'appel, consentement si requis ; conservation limitée des enregistrements, accès restreints ; chaîne de consentement pour la prospection, encadrement des transferts ; charte IA, registre, formation, AIPD.

Checklist :

• Information d'enregistrement en début d'appel, consentement recueilli si requis, durée de conservation définie
• Consentement téléphone (prospection B2C), DPA + transferts encadrés (SCC), accès aux transcriptions restreints
• AIPD réalisée, usage au registre, équipes formées

Sanctions, conclusion et recommandations

Sanctions cumulables : RGPD (jusqu'à 20 M€ ou 4 %) ; AI Act (35 M€/7 % ou 15 M€/3 %) ; démarchage téléphonique B2C sans consentement au 11 août 2026 : jusqu'à 375 000 € (personne morale) et nullité du contrat.

Recommandation : Outreach Kaia cumule deux sujets sensibles : prospection et enregistrement d'appels. Informez systématiquement les interlocuteurs, recueillez le consentement quand il s'impose, limitez la conservation et encadrez les transferts. Comparez avec Gong et Clari. Voir le comparatif des outils d'IA.