Recrutement & RH — RGPD : candidats et salariés

De quoi parle RGPD ?

L’employeur agit sur des bases légales variées (mesures précontractuelles, contrat, obligation légale, intérêt légitime). Les candidatures non retenues ne peuvent être conservées indéfiniment ; leur mise en vivier suppose un consentement.

La collecte doit être limitée au nécessaire, en excluant les données sensibles non pertinentes.

Le secteur « Recrutement & RH » est-il concerné ?

Tous les employeurs et cabinets de recrutement sont concernés, sans seuil. Les éditeurs d’outils RH sont sous-traitants et doivent être encadrés.

Les représentants du personnel doivent être informés/consultés sur certains dispositifs (surveillance).

Obligations détaillées

Sanctions & risques

Amendes jusqu’à 20 M€ ou 4 % du CA mondial, en sus du risque prud’homal. La surveillance disproportionnée et la conservation excessive des candidatures sont des motifs fréquents.

Erreurs fréquentes dans le secteur

• 1Candidatures conservées sans limite. Garder les CV non retenus indéfiniment sans consentement.
• 2Données sensibles collectées. Recueillir des informations non pertinentes.
• 3Surveillance disproportionnée. Surveiller les salariés au-delà du nécessaire.
• 4Information absente. Ne pas informer candidats et salariés.

Cas pratique

Une entreprise conservait toutes les candidatures sans durée définie et surveillait la messagerie des salariés sans information. La régularisation passe par une durée de conservation limitée, un consentement pour le vivier, la proportionnalité de la surveillance et l’information des personnes.

Feuille de route de mise en conformité

1. 1

   Cartographier. Recenser les traitements candidats et salariés.

2. 2

   Cadrer la conservation. Définir durées et vivier.

3. 3

   Minimiser. Limiter les données collectées.

4. 4

   Encadrer la surveillance. Proportionner et informer.

5. 5

   Documenter. Tenir le registre et informer.

Questions fréquentes