En resumen
- Reglamentación: RGPD.
- Organizadores, ferias, congresos y recintos son responsables del tratamiento.
- Definir las finalidades.
- Informar sobre la captación.
- Proteger el pago.
- Multas de hasta 20 M€ o el 4 % del volumen de negocio mundial.
Plazos normativos
Las fechas clave de esta normativa.
Mayo de 2018
Entrada en aplicación
En vigor¿De qué trata el RGPD?
El RGPD se aplica a todos los datos de los participantes. Las finalidades son múltiples (acceso, facturación, marketing) y requieren bases legales y plazos distintos. La captación articula el RGPD y los derechos de imagen.
Los eventos internacionales implican a menudo transferencias fuera de la UE que deben encuadrarse.
¿Afecta la normativa al sector «Eventos»?
Organizadores, ferias, congresos y recintos son responsables del tratamiento. Los proveedores (ticketing, pago, plataformas de inscripción) son encargados del tratamiento o corresponsables.
Los participantes, entre los que a veces figuran menores, se benefician de la información y de los derechos.
Obligaciones detalladas
Definir las finalidades
Fundamentar cada tratamiento (acceso, facturación, marketing) en una base legal y un plazo propios.
Informar sobre la captación
Informar a los participantes de la captación y de su difusión, con especial vigilancia respecto a los menores.
Asegurar el pago
Proteger los datos de pago mediante proveedores conformes.
Encuadrar las transferencias
Asegurar las transferencias fuera de la UE mediante garantías apropiadas.
Limitar los plazos
Suprimir o anonimizar los datos al término de la finalidad.
Sanciones y riesgos
Multas de hasta 20 M€ o el 4 % del volumen de negocio mundial. La captación no controlada y la seguridad del pago son los puntos de mayor exposición.
Errores frecuentes en el sector
- 1Finalidades confundidas. Mezclar acceso y marketing sin bases diferenciadas.
- 2Captación no informada. Difundir imágenes sin información ni autorización.
- 3Pago mal asegurado. Procesar pagos sin un proveedor conforme.
- 4Transferencias no encuadradas. Transferir fuera de la UE sin garantías.
Caso práctico
Una feria reutilizaba los datos de venta de entradas con fines de marketing sin una base jurídica distinta y difundía fotografías sin informar a los interesados. La regularización separa las finalidades, informa sobre la captación de imágenes, protege el pago y regula las transferencias para la edición internacional.
Hoja de ruta de cumplimiento
- 1
Cartografiar. Inventariar los tratamientos por finalidad.
- 2
Enmarcar. Bases legales y plazos.
- 3
Captación. Información y derecho a la propia imagen.
- 4
Securizar. Pagos y transferencias.
- 5
Documentar. Mantener el registro.
Preguntas frecuentes
Solo sobre una base jurídica distinta del acceso (consentimiento o interés legítimo delimitado).
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